山西省《归档文件整理规则》实施细则

（2002年3月18日）

1.本细则规定了归档文件整理的原则和方法。

2.本细则适用于山西省各级机关、团体及其他社会组织。

3.归档文件指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

4.归档文件的整理指对归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编制目录、装盒，使之有序化的过程。

5.一件一般指一份文件，即每份文件的正本与定稿、正件与附件、原件与复制件、转发文与被转发文为一件，统计报表、名册、图册等一册（本）为一件。

6.归档文件整理质量要求

6.1归档文件的整理原则是:遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

6.2归档文件齐全完整，已破损的文件进行了修整，字迹模糊或易褪变的文件附有复制件或作耐久性处理。

6.3整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等符合档案长久保管的要求。

7.归档文件的整理方法

7.1装订

7.1.1归档文件按件装订。归档文件要去掉金属物，另加封面（图1），采用三孔一线、缝纫、不锈钢夹等方法在左侧装订。已经成册的报表、图册保持原册封。

7.1.2件内排序:正本在前，定稿在后;正件在前，附件在后;原件在前，复制件在后:转发文在前，被转发 文在后。

7.1.3编制页号:归档文件按件逐页编制页号，以固定件内材料的顺序和位置。页号用阿拉伯数字在有文字正面的右下角、背面的左下角标注;已有页码的报表、图册不再新编页号;文件的封面不编页号。

7.2分类

归档文件—般采用年度—组织机构—保管期限分类法，归档文件数量较少的单位可按年度—保管期限进行分类。

7.2.1按年度分类

将文件按其形成年度分类。

7.2.2按组织机构分类

将文件按其形成或承办机构分类。归档文件数量少的单位可以不按组织机构分类。

7.2.3按保管期限分类

将文件按其保管期限划为永久、定期两类。

7.3排列

归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间顺序排列，会议文件、统计报表、关于同一事由的来文与复文等成套性文件应集中排列。

7.4编制档号

档号由全宗号、类目号、件号、页数、保管期限等项目组成。

7.4.1全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。

7.4.2类目号:分类方案中类目的标识符号。

7.4.2.1一级类目代号:指一个全宗内档案分类方案中一级类目的标识符号，譬如机关档案室中文书档案标识符号为1。

7.4.2.2二级类目代号:以四位阿拉伯数字标识公元纪年。如二00二年标识为2002。

7.4.2.3三级类目代号:采用年度—组织机构—保管期限分类的，指的是机构的代号;采用年度—保管期限分类的，指的是永久、定期的代号。

7.4.2.4四级类目代号:采用年度—组织机构—保管期限分类的单位，永久、定期的代号。

7.4.2.5上、下位类目之间用“·”隔开。如某单位2002年文书档案永久类可标识为1·2002·1。

7.4.3件号:按排列顺序逐件编号。整理归档文件只编室编件号。

7.4.4页数:指每件归档文件的页数。

7.4.5保管期限:根据国家规定划定的文件的保管期限。

7.5编制目录

7.5.1归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目（图2）。

7.5.1.1件号:填写室编件号。

7.5.1.2责任者:制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

7.5.1.3文号:文件的发文字号。

7.5.1.4题名:文件标题。没有标题或者标题不规范的，可自拟标题，外加“〔〕”号。

7.5.1.5日期:文件的形成日期，以8位阿拉伯数字标注年月日，如2002年3月15日标注为20020315。

7.5.1.6页数:每一件归档文件的页数。

7.5.1.7备注:注释文件需说明的情况。7.5.2归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准 A4型（长×宽为297mm×210mm）。

7.5.3归档文件目录应装订成册并编制封面（图3）。

7.6装盒

将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒脊及备考表。

7.6.1档案盒

7.6.1.1档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据要设置30mm、40mm等几种规格（图4）。

7.6.1.2档案盒脊设全宗号、类目号、组织机构、室编件号、馆编件号等项目（图5—1）。件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“—”号连接。不按组织机构分类的单位，组织机构项空置不填（图5—2）。

7.6.1.3档案盒用无酸纸制作。

7.6.1.4档案盒由档案行政管理部门监制。

7.6.2备考表

备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期（图6）。

7.6.2.1盒内文件情况说明:填写盒内文件的档号及文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

7.6.2.2整理人:负责整理归档文件的人员姓名。

7.6.2.3检查人:负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

7.6.2.4日期:归档文件整理完毕的日期。

8.本细则由山西省档案局负责解释。

9.本细则自颁布之日起实施。